1、易用性和可靠性
視頻會議系統的兩個最重要的特性是易用性和可靠性。當您想隨時召集、召開視頻會議，并保證每個接入點都能方便參與的時候，就會知道易用性有多重要。
2、用戶人數或接入點數量
在任何指定時間，同時使用視頻會議系統的用戶的人數在很大程度上決定了系統的需求。
3、數據共享需求
通常可以向會議的其他與會人員展示或共享PowerPoint幻燈片、照片、視頻文件等數據文件。
4、安全性和保密性
在視頻會議中是否可以討論敏感信息？視頻會議系統的加密功能，可以提供很高的安全等級，防止會議內容被竊聽。
5、網絡需求
如果視頻會議系統的網絡需求非常靈活，允許使用ISDN和IP網絡，并在兩個網絡之間方便地來回切換，那將是非常便捷的事情。總體而言，系統的帶寬（以kbps為單位）越高，音頻和視頻質量就越高。銷售人員應當幫助您評估您的帶寬和網絡需求。
6、供應和安裝
如果您想要購買視頻會議系統，裝到自己的服務器上，那么您需要獲得完善的本地支持。本地支持將可以幫助您執行安裝、培訓、軟件升級等任務。
7、軟件升級能力
視頻會議系統擁有相當長的使用壽命，但是隨著您的需求的變化和技術的升級，您可能需要安裝/升級最新的軟件。視頻會議系統軟件的開發人員會不斷地開展研發工作，并及時地向客戶推出新的產品。
8、系統管理
了解系統使用的頻率、使用者和成本非常有用。這將讓您可以拓展視頻會議系統的用途、合理地分配成本。
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